Der Guide: Hardwarebedarf optimieren – So funktioniert es!

Die Optimierung des Hardwarebedarfs ist ein entscheidender Faktor für die Effizienz und Nachhaltigkeit Ihres Unternehmens. Durch gezielte Maßnahmen können Sie:

• Betriebs- und Energiekosten senken

• Die Lebensdauer Ihrer Geräte verlängern

• Die Produktivität Ihrer Mitarbeiter erhöhen

Ein optimiertes Hardwaremanagement bedeutet, dass Sie stets die richtige Anzahl und Art von Geräten im Einsatz haben. 

Ist-/Soll-Analyse von dokuworks als Grundlage für die Optimierung

Unsere Ist-/Soll-Analyse ist der erste Schritt zur Optimierung Ihres Hardwarebedarfs. Sie hilft Ihnen, den aktuellen Zustand Ihrer Geräte und deren Nutzung zu erfassen. Dies ist wichtig, um gezielte Verbesserungen vornehmen zu können. 

Bei der Ist-Analyse werden alle vorhandenen Papierausgabegeräte detailliert erfasst. Dabei geht es um:

• Inventarisierung: Erfassung und Dokumentation aller vorhandenen Geräte

• Nutzungsanalyse: Überprüfung der tatsächlichen Nutzung der Geräte anhand von Kennzahlen

• Kostenanalyse: Ermittlung der Betriebskosten, einschließlich Energiebedarf, Stromkosten und CO2-Emissionen

Die Soll-Analyse hingegen definiert die Zielwerte, die Sie erreichen möchten. Hierbei werden Empfehlungen zur betriebswirtschaftlich besseren Nutzung der Gerätelandschaft ausgesprochen. 

Diese Empfehlungen können Einsparpotenziale aufzeigen und das Bewusstsein für Nachhaltigkeit schärfen.

Bei der Ist-/Soll-Analyse können folgende Fragen hilfreich sein:

• Welche Geräte sind im Einsatz und wie oft werden sie genutzt?

• Welche Kosten entstehen durch den Betrieb der Geräte?

• Wie hoch ist der Energieverbrauch und die CO2-Emission?

Expertentipp: 

Regelmäßige Ist-/Soll-Analysen halten Ihre Gerätekonfiguration stets auf dem neuesten Stand und helfen, unnötige Kosten zu vermeiden. Durch diese Analysen können Sie sicherstellen, dass Ihr Hardwarebedarf optimal gedeckt ist und Ihre Mitarbeiter effizient arbeiten können.

Kosten- und Energieeffizienz durch optimierte Hardware

Eine optimierte Hardware sorgt für erhebliche Einsparungen und schont gleichzeitig die Umwelt. Durch gezielte Maßnahmen können Sie:

• Betriebskosten senken: Reduzieren Sie Ihre Ausgaben für Energie und Wartung.

• Energieverbrauch minimieren: Nutzen Sie energieeffiziente Geräte, um den Stromverbrauch zu senken.

• CO2-Emissionen verringern: Tragen Sie zur Umweltfreundlichkeit Ihres Unternehmens bei.

Eine effiziente Nutzung Ihrer Hardware bedeutet auch, unnötige Geräte abzuschaffen und nur die notwendigsten im Betrieb zu halten. 

Dies reduziert nicht nur die laufenden Kosten, sondern auch den ökologischen Fußabdruck Ihres Unternehmens. So schaffen Sie eine Win-Win-Situation für Ihr Budget und die Umwelt.

Managed Print Services (MPS) – Vollständige Kontrolle und Optimierung

Mit unseren Managed Print Services (MPS) bieten wir Ihnen umfassende Lösungen für Ihre Druckbedürfnisse. Hierbei kümmern wir uns um:

• Geräteverwaltung: Wir managen Ihre Drucker und Multifunktionsgeräte.

• Toner und Verbrauchsmaterialien: Automatische Nachbestellung und effiziente Nutzung.

• Datenanalyse: Auswertung Ihrer Druckdaten zur Optimierung der Druckkosten.

• Sicherheitsmanagement: Höchste Priorität für den Schutz Ihrer Daten.

Durch MPS erhalten Sie nützliche Informationen über Ihr Druckverhalten und können gezielt Kosten senken. 

Expertentipp: 

Nutzen Sie die Möglichkeit, individuelle Ausgabegeräte ins Monitoring-System einzubinden, um unnötige Ausgaben zu vermeiden und Ihre Prozesse effizienter zu gestalten.

Drucker-Optimierung: Mehr Effizienz im Büroalltag

Bei dokuworks wissen wir, wie wichtig Drucker im Büroalltag sind. Unsere Drucker-Optimierung hilft Ihnen, effizienter zu arbeiten. Dabei bieten wir:

• Analyse des Druckverhaltens: Erfassen Sie, wie und wann Ihre Geräte genutzt werden.

• Geräteempfehlungen: Finden Sie herstellerneutral die passenden Drucker für Ihre Bedürfnisse.

• Kostenreduktion: Sparen Sie durch optimierte Druckprozesse.

Durch unsere Dienstleistungen können Sie die Druckkosten senken und den Energieverbrauch minimieren. 

Expertentipp: 

Nutzen Sie unsere Service-Pakete für regelmäßige Wartung und schnelle Reparaturen, um Ausfallzeiten zu vermeiden. Entscheiden Sie selbst, ob Sie Ihre Drucker mieten, leasen oder kaufen möchten – wir bieten Ihnen flexible Optionen.

Multifunktionsgeräte: Alles in einem für mehr Effizienz

Multifunktionsgeräte von dokuworks vereinen Drucker, Scanner, Faxgerät und Kopierer in einem Gerät. Diese All-in-One-Lösungen bieten zahlreiche Vorteile:

• Kosteneffizienz: Günstigerer Anschaffungspreis im Vergleich zu Einzelgeräten.

• Platzersparnis: Ideal für kleinere Büros oder enge Arbeitsbereiche.

• Kurze Arbeitswege: Eine zentrale Anlaufstelle für alle Funktionen.

Unsere Geräte kommen von verschiedenen Herstellern und bieten gebündelte Leistungsfähigkeit. Sie können die Geräte mieten, leasen oder kaufen – ganz nach Ihrem Bedarf. 

Expertentipp: 

Wählen Sie ein Multifunktionsgerät, das genau auf Ihre Anforderungen abgestimmt ist, um maximale Effizienz und Kosteneinsparungen zu erzielen.

Scanner: Der erste Schritt zum digitalen Dokumentenmanagement

Scanner sind der Schlüssel zum digitalen Dokumentenmanagement. Bei dokuworks bieten wir Ihnen hochwertige Scanner, die viele Vorteile mit sich bringen:

• Platzersparnis: Digitalisieren Sie Dokumente und schaffen Sie mehr Raum im Büro.

• Zugriff und Zusammenarbeit: Mehrere Mitarbeiter können gleichzeitig auf digitale Dokumente zugreifen.

• Effizienz: Schnellere Suche und Bearbeitung von Dokumenten.

Mit unseren Scannern können Sie die Rechnung per Post, den Mitarbeitervertrag oder die Aktenordner einfach digital auf Ihrem Firmenserver ablegen. 

Expertentipp: 

Nutzen Sie unsere Service-Pakete, um maßgeschneiderte Scan-Lösungen zu erhalten, die Ihren Druckbedarf optimieren oder sogar ersetzen. Entscheiden Sie selbst, ob Sie Scanner mieten, leasen oder kaufen möchten.

Plotter und Etikettendrucker: Spezialisierte Geräte für spezielle Anforderungen

dokuworks bietet spezialisierte Geräte wie Plotter und Etikettendrucker, die passgenau auf Ihre Anforderungen zugeschnitten sind. 

• Plotter: Ideal für Landkarten, technische Zeichnungen und Renderings.

• Etikettendrucker: Perfekt für Versandetiketten, Produktpreise und viele weitere Anwendungen.

Ihr Weg zur optimalen Hardwarelösung mit dokuworks

Mit dokuworks finden Sie die optimale Hardwarelösung für Ihr Unternehmen. Unsere Dienstleistungen helfen Ihnen:

• Kosten senken: Durch effiziente Nutzung und Wartung Ihrer Geräte.

• Energie sparen: Einsatz energieeffizienter Hardware.

• Sicherheit erhöhen: Schutz Ihrer Daten und Dokumente.

Unsere Experten analysieren Ihre aktuellen Bedürfnisse und bieten maßgeschneiderte Empfehlungen. 

Egal, ob Sie Drucker, Scanner oder Multifunktionsgeräte benötigen, wir haben die passende Lösung. 

Vertrauen Sie auf dokuworks, um Ihre Arbeitsprozesse zu optimieren und Ihre Effizienz zu steigern.

Nehmen Sie Kontakt mit uns auf, um eine individuelle Beratung zu erhalten.

FAQ

Wie kann man den Hardwarebedarf optimieren?

Den Hardwarebedarf können Sie optimieren, indem Sie regelmäßig Ihre Geräte und deren Nutzung analysieren. Effiziente Geräte und maßgeschneiderte Lösungen senken Kosten und erhöhen die Produktivität.

Warum ist eine Ist-/Soll-Analyse bei der Optimierung wichtig?

Eine Ist-/Soll-Analyse erfasst den aktuellen Zustand und definiert Zielwerte. So können gezielt Schwachstellen identifiziert und Verbesserungen vorgenommen werden.

Wie ermittelt man den Hardwarebedarf?

Der Hardwarebedarf wird durch eine Bestandsaufnahme und Analyse der Nutzungsmuster ermittelt. Dabei werden Betriebskosten, Energieverbrauch und die Anforderungen der Mitarbeiter berücksichtigt.