Der umfangreiche Guide zu den GoBD mit hilfreichen Tipps

In diesem Beitrag erfahren Sie:

• Was die GoBD sind

• Welche Anforderungen sie stellen

• Welche Herausforderungen bei der Umsetzung auftreten

• Lösungsansätze und Best Practices

Was sind die GoBD? Kernanforderungen im Detail 

Die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff sind eine grundlegende Richtlinie für Unternehmen in Deutschland. 

Sie geben vor, wie elektronische Daten und Dokumente korrekt verwaltet und aufbewahrt werden müssen. Ziel ist es, die Nachvollziehbarkeit und Unveränderbarkeit von Daten sicherzustellen.

Wichtige Punkte der GoBD:

• Aufbewahrungspflichten: Unternehmen müssen ihre digitalen Aufzeichnungen und Unterlagen für einen bestimmten Zeitraum sicher und zugänglich aufbewahren.

• Nachvollziehbarkeit: Alle Geschäftsvorfälle müssen lückenlos dokumentiert und nachvollziehbar sein.

• Unveränderbarkeit: Einmal erstellte Daten dürfen nicht nachträglich verändert werden. Jede Änderung muss protokolliert werden.

• Zugriffsmöglichkeiten: Finanzbehörden müssen auf gespeicherte Daten zugreifen können, um diese zu überprüfen.

• Elektronische Signaturen: Sie helfen, die Authentizität und Integrität von digitalen Dokumenten zu gewährleisten. 

Die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff sind für alle Unternehmen relevant, unabhängig von ihrer Größe oder Branche. Sie basieren auf den rechtlichen Vorgaben des Handelsgesetzbuchs (HGB) und der Abgabenordnung (AO). 

Historisch gesehen wurden sie eingeführt, um den Anforderungen der Digitalisierung gerecht zu werden und steuerliche Prozesse zu standardisieren. Es ist daher wichtig, diese Grundsätze zu kennen, um rechtliche Probleme zu vermeiden und die Effizienz der eigenen Geschäftsprozesse zu steigern.

Herausforderungen bei der Umsetzung der GoBD

Die Umsetzung der GoBD bringt für viele Unternehmen Herausforderungen mit sich. Diese ergeben sich oft aus der Komplexität und den spezifischen Anforderungen der Richtlinien. 

Typische Herausforderungen:

• Anpassung bestehender IT-Systeme: Viele Unternehmen nutzen bereits etablierte IT-Systeme, die nicht immer den GoBD-Anforderungen entsprechen. Die Anpassung oder der Austausch dieser Systeme kann kostspielig und zeitaufwändig sein.

• Datenmigration: Die Überführung alter Daten in ein GoBD-konformes System ist oft mit Risiken verbunden. Hierbei können Daten verloren gehen oder beschädigt werden.

• Schulung der Mitarbeiter: Mitarbeiter müssen umfassend geschult werden, um die neuen Prozesse zu verstehen und korrekt umzusetzen. Dies kann besonders in großen Unternehmen eine erhebliche Hürde darstellen.

• Dokumentation: Eine lückenlose und nachvollziehbare Dokumentation aller Geschäftsvorfälle ist erforderlich. Viele Unternehmen haben Schwierigkeiten, diesen hohen Dokumentationsaufwand zu bewältigen.

Häufige Fehler und Missverständnisse:

• Fehlende Protokollierung: Oft werden Änderungen an Daten nicht korrekt protokolliert, was die Unveränderbarkeit nicht gewährleistet.

• Unzureichende Datensicherung: Unternehmen sichern ihre Daten nicht regelmäßig oder nicht in Übereinstimmung mit den GoBD, was im Ernstfall problematisch sein kann.

Expertentipp: 

Regelmäßige Schulungen und Updates für Mitarbeiter können helfen, die Einhaltung der Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff sicherzustellen.

Angesichts dieser Herausforderungen ist es wichtig, frühzeitig mit der Planung und Umsetzung zu beginnen. Eine enge Zusammenarbeit mit IT- und Rechtsexperten kann helfen, die Anforderungen effizient und rechtssicher zu erfüllen. Nur so können Unternehmen sicherstellen, dass sie den GoBD-Anforderungen gerecht werden und potenzielle Strafen vermeiden.

Lösungen und Best Practices für die Einhaltung der GoBD

Die Einhaltung der GoBD kann komplex sein, aber mit den richtigen Lösungen und Best Practices ist es machbar. 

Einsatz moderner Dokumentenmanagementsysteme (DMS):

• Automatisierung: Moderne DMS können viele GoBD-Anforderungen automatisch erfüllen, z.B. die Unveränderbarkeit von Dokumenten und die sichere Speicherung.

• Zugänglichkeit: Diese Systeme ermöglichen einen schnellen und einfachen Zugriff auf alle relevanten Dokumente, was die Nachvollziehbarkeit verbessert.

• Sicherheitsfunktionen: Integrierte Sicherheitsmaßnahmen, wie elektronische Signaturen und Zugriffsprotokolle, gewährleisten die Integrität der Daten.

Integration von GoBD-konformen Prozessen:

• Regelmäßige Überprüfungen: Implementieren Sie regelmäßige Audits, um sicherzustellen, dass alle Prozesse den GoBD entsprechen.

• Schulung der Mitarbeiter: Sorgen Sie dafür, dass Ihre Mitarbeiter regelmäßig geschult werden, um auf dem neuesten Stand der GoBD-Anforderungen zu bleiben.

• Dokumentation: Entwickeln Sie klare Richtlinien und Verfahren zur Dokumentation aller Geschäftsvorfälle.

Technologische Lösungen:

• Cloud-Services: Nutzen Sie cloudbasierte Lösungen, die automatisch Updates und Anpassungen an neue GoBD-Anforderungen vornehmen.

• Backup-Systeme: Implementieren Sie robuste Backup-Systeme, um Datenverluste zu vermeiden und die Datenverfügbarkeit sicherzustellen.

Expertentipp: 

Eine enge Zusammenarbeit mit IT- und Rechtsexperten kann die Implementierung von GoBD-konformen Prozessen erleichtern und beschleunigen.

Die Implementierung dieser Best Practices und Lösungen kann den Prozess der GoBD-Compliance erheblich vereinfachen. Unternehmen sollten proaktiv handeln und die nötigen Schritte unternehmen, um sicherzustellen, dass sie alle gesetzlichen Anforderungen erfüllen. Nur so können sie rechtliche Probleme vermeiden und ihre Geschäftsprozesse effizienter gestalten.

GoBD-konforme Verfahrensdokumentation mit dokuworks

Die Erstellung einer GoBD-konformen Verfahrensdokumentation ist ein entscheidender Schritt für die Digitalisierung in Unternehmen und öffentlichen Einrichtungen. dokuworks bietet umfassende Unterstützung bei der Erstellung dieser wichtigen Dokumentation. 

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Unsere Leistungen in der Verfahrensdokumentation:

• Transparenz schaffen: Wir dokumentieren Ihre Unternehmensprozesse detailliert, um maximale Nachvollziehbarkeit zu gewährleisten und Ihnen so eine klare Übersicht über alle Abläufe zu bieten.

• Rechtssicherheit: Unsere Verfahrensdokumentationen erfüllen alle GoBD-Anforderungen, sodass Sie rechtliche Probleme vermeiden.

• Effizienzsteigerung: Durch transparente und strukturierte Dokumentation können Ihre Abläufe effizienter gestaltet werden, was zu einer Optimierung der Geschäftsprozesse führt.

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Durch unsere maßgeschneiderten Lösungen und individuellen Beratungspakete stellen wir sicher, dass Ihre Verfahrensdokumentation den GoBD-Anforderungen entspricht und zukunftssicher ist. 

Vertrauen Sie dokuworks, um Ihre Digitalisierung auf die nächste Stufe zu heben und gleichzeitig alle gesetzlichen Anforderungen zu erfüllen. Mit unserer Expertise sind Sie bestens gerüstet für die Herausforderungen der digitalen Transformation.

Bitte beachten Sie, dass es sich hierbei um Vorschläge handelt, die die bisherigen Erfahrungen berücksichtigen. 

Eine Abstimmung mit einem Steuerberater oder einer rechtlichen Fachkraft wird dringend empfohlen, um sicherzustellen, dass alle spezifischen Vorgaben und aktuellen rechtlichen Bestimmungen erfüllt werden.

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