DATENSCHUTZ-BERATUNG NACH AKTUELLEN VORGABEN UND RICHTLINIEN

In der heutigen Datenschutzlandschaft ist es für jedes Unternehmen unabdingbar, effektive Datenschutzmaßnahmen umzusetzen. Ab einer Mitarbeiterzahl von 20 ist die Bestellung eines internen oder externen Datenschutzbeauftragten (DSB) seit dem 25. Mai 2018 gesetzlich erforderlich. 

Seine Funktion ist entscheidend, um den Anforderungen neuer Datenschutzgesetze, wie der NIS-2-Richtlinie und des Hinweisgeberschutzgesetzes, gerecht zu werden. Der DSB überwacht die Einhaltung der Datenschutzvorschriften, berät das Unternehmen in Datenschutzfragen und trägt wesentlich zur Entwicklung einer umfassenden Datenschutzstrategie bei.

Die Auswahl eines Datenschutzbeauftragten erfordert eine sorgfältige Berücksichtigung der fachlichen Qualifikationen und Fähigkeiten. Es ist entscheidend, eine Person auszuwählen, die über umfassende Kenntnisse im Datenschutzrecht und Erfahrung in der Datenverarbeitung verfügt.

Dazu gehören Kompetenzen bei den Themen Datenschutzrecht, Informations- und Kommunikationstechnologie und Betriebswirtschaft. Darüber hinaus zählen auch persönliche Merkmale wie Integrität, besondere Fähigkeiten bei der Datenschutz-Beratung und Durchsetzungsvermögen. 

Findet sich im Unternehmen kein passender Mitarbeiter, darf auch ein externer Datenschutzbeauftragter den Job übernehmen. Wir stellen kompetente Experten, die alle Pflichten und Verantwortung übernehmen.

Die jüngsten gesetzlichen Entwicklungen haben dazu geführt, dass die Rolle des Datenschutzbeauftragten sich wesentlich erweitert hat, indem sie nun stärker in das Management und die strategische Planung des Datenschutzes involviert ist. 

Er muss alle Mitarbeiter über die Vorschriften der aktuellen EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) informieren. Eine Sensibilisierung für das Thema Datenschutz sollte ebenfalls erfolgen. 

Der Aufgabenschwerpunkt wird jedoch auf der Kontrolle liegen. Ein Datenschutzbeauftragter ist dafür verantwortlich, dass alle Vorschriften nach dem Datenschutzgesetz eingehalten werden. 

Dafür prüft er Geschäftsprozesse, Systeme und Organisationsstrukturen auf die Einhaltung der Vorgaben. Gleichzeitig wird die Wirksamkeit der eingesetzten Strategien kontrolliert. 

Er muss fähig sein, auf Anfrage Bewertungen durchzuführen, beispielsweise bei einer Datenschutz-Folgenabschätzung. Dies ist erforderlich, wenn der Verdacht aufkommt, dass personenbezogene Daten nicht korrekt verarbeitet werden. In einem solchen Fall muss das potenzielle Risiko für den Datenschutz im Unternehmen bewertet werden.

Kurzum: Ein Datenschutzbeauftragter ist nach dem neuen Datenschutzgesetz Mentor, Berater und Kontrolleur in einer Person.

Geschäftsführer sollten sich bewusst sein, dass die Verantwortung für den Datenschutz eine kontinuierliche Aufgabe darstellt.

Auch wenn bereits seit Langem ein Datenschutzbeauftragter in Ihrem Unternehmen tätig ist, ist eine Überprüfung notwendig. Es muss sichergestellt werden, dass er die Voraussetzungen laut der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) erfüllt.

Aber auch darüber hinaus: Betrieblicher Datenschutz ist keine One-Man-Show. Wo laut Datenschutzgesetz die Pflichten des Datenschutzbeauftragten enden, beginnt Ihr Zuständigkeitsbereich. 

Geschäftsführer müssen sich um die Implementierung neuer technischer und organisatorischer Maßnahmen für Datensicherheit kümmern. Ein Datenschutzbeauftragter behält sie lediglich im Auge, überprüft den Erfolg und weist auf Defizite hin. 

Die Geschäftsführung muss sich also genauso sicher auf dem Terrain Datenschutz bewegen.

Die neue EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) verändert nicht nur das Handeln als Datenschutzbeauftragter. So gibt es z.B. im Bereich E-Mail-Marketing deutlich mehr zu beachten. 

Personenbezogene Daten dürfen, z.B. bei einem Newsletter, laut Gesetzgebung nur noch eingeschränkt abgefragt werden. Und auch die Geltungsdauer von Einwilligungserklärungen und Widerrufsmöglichkeiten wurde neu interpretiert. 

Außerdem: Wussten Sie, dass die DSGVO Vorgaben für eine zulässige Schriftform neu regelt? Personenbezogene Daten, die mit einem Signpad erfasst werden – etwa bei Unterschriften – unterliegen nicht mehr der zulässigen Schriftform. 

Und auch „kleinere“ Veränderungen können mit der neuen Datenschutz-Grundverordnung am Ende des Tages großen Schaden zur Folge haben. 

Auch das Kopieren des Personalausweises eines Mitarbeiters kann schnell zur Datenschutz-Falle werden. Dies passiert, wenn nicht alle für den jeweiligen Zweck irrelevante Angaben geschwärzt sind.

Im Jahr 2023 hat sich im Bereich Datenschutz noch Weiteres getan. Der Data Act, noch im Gesetzgebungsverfahren, zielt darauf ab, die Nutzung KI-generierter Daten in der EU zu regeln, was eine Erweiterung der Datenschutz-Managementsysteme von Unternehmen erfordern wird. 

Die NIS-2-Richtlinie, seit Januar in Kraft, stärkt die Netz- und Informationssysteme der EU und hebt die Cybersicherheit auf ein neues Niveau. 

Zudem ist das Hinweisgeberschutzgesetz relevant geworden, welches die Rolle des Datenschutzbeauftragten im Kontext von Whistleblowing betont. 

Diese Entwicklungen unterstreichen die Notwendigkeit für Unternehmen, ihre Datenschutzpraktiken kontinuierlich zu überprüfen und anzupassen.

Die Auflagen sind strenger – und die Sanktionen härter. Verstöße gegen die neue Gesetzgebung sind keine Kavaliersdelikte. Unternehmen müssen mit teils sehr hohen Strafen rechnen, wenn bei den Kontrollen eine Lücke im Datenschutz entdeckt wird. 

Und auch wenn Maßnahmen erst nach dem 25.05.2018 eingeleitet werden, winkt ein sattes Bußgeld. Das kann sogar insgesamt bis zu 4 % des weltweiten Jahresumsatzes eines Unternehmens betragen. 

Solche Strafen können existenzgefährdend sein. Denn neben monetären Faktoren leidet auch das Image. Und wenn dieses beschädigt ist, ergeben sich schnell Wettbewerbsnachteile.

Also: Eine umfassende Datenschutz-Beratung ist nicht nur ein Zusatznutzen, sondern ein entscheidender Erfolgsfaktor für Unternehmen.

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